Cet article ne concerne que les sociétés qui ont mis en place un circuit d'approbation.
Après avoir effectué la réservation, un mail est transmis à la personne définie comme superviseur pour le voyageur concerné.
Il existe différents moyens d'approuver ou de refuser un voyage :
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Vous pouvez vous connecter et approuver/refuser le voyage
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Si votre société l'a autorisé, vous pouvez approuver/refuser le voyage via une réponse par e-mail.
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Si votre société a recours à l'application mobile de Concur, vous pouvez utiliser votre smartphone pour approuver/refuser un voyage.
Lorsque le voyage est :
- Approuvé : il est confirmé et transmis à l'agence pour émission des billets
- Refusé : Le voyageur est notifié de la décision. Pour le train/l'aérien : les places seront rendues à la compagnie, pour l'hôtel et la location de véhicule, le voyageur doit annuler sa réservation.
- Aucune décision n'est apportée : à la fin du délai de validation, le voyage est automatiquement refusé
1. Pour approuver/refuser le voyage en se connectant à Concur
Une fois connecté à Concur, cliquez sur la rubrique Approbation puis dans la Liste des voyages en attente d'approbation, sélectionnez le voyage que vous souhaitez approuver.
Vérifiez les informations dans les deux onglets.
- L'onglet Requête affiche toute violation du règlement dans la requête.
- L'onglet Itinéraire affiche l'itinéraire complet du déplacement.
Cliquez sur le bouton Approuver ou Rejeter. Vous avez également la possibilité d'ajouter des commentaires si vous le souhaitez.
2. Pour approuver/refuser le voyage en répondant à l'e-mail de demande de validation
Il suffit de répondre à l'e-mail transmis par Concur avec le mot « Approuver » ou « Rejeter ».
3. Pour approuver/refuser le voyage depuis l'application mobile Concur
Une fois connecté à l'application Mobile, cliquez sur la rubrique Approbation, puis sélectionnez le voyage que vous souhaitez approuver.
Vérifiez l'ensemble des informations et cliquez sur le bouton Approuver ou Rejeter. Vous avez également la possibilité d'ajouter des commentaires si vous le souhaitez.